JKB est à la recherche d'un Coodonateur.trice adminsitratif.ve et opérations

A propos du Groupe JKB

JKB est une agence franco-ontarienne de spectacles basée dans la grande région de Toronto. Particulièrement sensibles à la question de la francophonie canadienne en milieu minoritaire, nous offrons à nos artistes une représentation adaptée aux réalités locales. Ainsi nous contribuons ensemble à la vitalité des communautés de la francophonie canadienne et à la promotion de leurs talents.

Coordonnatrice administrative et opérations

Sommaire

À ce titre, vous assurez la coordination administrative, contractuelle et opérationnelle des activités de la compagnie. Vous agissez comme point central entre les agents, la direction et la tenue de livres afin d’assurer la fluidité des opérations, la rigueur des suivis et la bonne gestion des engagements contractuels et financiers.

🧩 Responsabilités principales

🔗 Coordination administrative et opérationnelle

• Assurer la coordination des activités quotidiennes liées aux projets et aux artistes ;

• Centraliser l’information opérationnelle et assurer sa mise à jour ;

• Planifier et coordonner les réunions internes et externes, et en assurer les suivis ;

• Assurer le suivi des tâches, échéanciers et livrables avec les équipes ;

• Maintenir à jour les outils de gestion (agenda, CRM, listes de contacts, etc.).

🧾 Gestion contractuelle

• Préparer, valider et acheminer les contrats aux clients (diffuseurs) ;

• Assurer le suivi rigoureux des signatures (clients, artistes, producteurs) ;

• Maintenir un registre à jour des contrats (envoyés, signés, en attente) ;

• S’assurer que tous les contrats sont signés avant la tenue des engagements ;

• Organiser et archiver les documents contractuels de façon structurée ;

• Signaler tout retard ou anomalie à la direction.

💰 Facturation et suivi des recevables

• Préparer et émettre les factures clients ;

• Assurer le suivi des comptes recevables et effectuer les relances ;

• Maintenir un tableau de suivi des encaissements ;

• Collaborer avec la tenue de livres pour assurer l’exactitude des données financières ;

• Signaler les retards de paiement ou situations à risque.

📊 Suivi budgétaire et contrôle

• Maintenir des outils de suivi budgétaire par projet ;

• Mettre à jour les statuts (confirmé, en attente, à risque) ;

• Identifier les écarts entre les prévisions et les dépenses réelles ;

• Assurer la cohérence entre contrats, facturation et encaissements.

📣 Support aux activités de diffusion et de promotion

• Assurer la transmission du matériel promotionnel aux diffuseurs ;

• Coordonner la préparation et l’envoi des infolettres et campagnes courriel ;

• Maintenir à jour les listes de contacts et bases de données ;

• Soutenir les agents dans les démarches de diffusion (inscriptions, plateformes, suivis).

🧳 Logistique et événements

• Planifier les déplacements des artistes et des membres de l’équipe ;

• Assurer les inscriptions aux congrès et conférences ;

• Coordonner la préparation des kiosques (virtuels ou physiques) ;

• Maintenir à jour la liste des événements et opportunités de diffusion.

🧾 Structuration administrative

• Organiser et maintenir les dossiers administratifs et contractuels ;

• Standardiser les outils et processus internes ;

• Assurer une gestion documentaire rigoureuse et accessible.

🎯 Compétences et qualifications

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités ;

• Grande rigueur et souci du détail ;

• Autonomie, proactivité et sens des responsabilités ;

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Excellentes aptitudes en communication (français et anglais) ;

• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion ;

• Maîtrise de la suite Office et aisance avec les outils numériques (CRM, bases de données).

⚙️ Conditions

• Horaire : 30 heures / semaine (évolutif)

• Type : Employé salarié – télétravail

• Rémunération : À déterminer selon l’expérience

• Entrée en poste : Dès que possible 

Pour postuler

Veuillez adresser votre CV et votre lettre de présentation, avant le vendredi 13 janvier 2023, à: info@groupejkb.com

Seuls les candidats retenus seront contactés.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture.